Politică privind trimiterea de email-uri

Vreau Gazduire S.R.L.

Versiune 1.0 — Data intrării în vigoare: 11 iulie 2026

Versiune: 1.0

Data intrării în vigoare: 11 iulie 2026

Responsabil: Departamentul de Securitate și Conformitate

Aprobat de: Administrația Vreau Gazduire S.R.L.

1. Scop și domeniu de aplicare

Această politică stabilește regulile și procedurile privind trimiterea de email-uri de către Vreau Gazduire S.R.L. (denumită în continuare „Compania” sau „Noi”), în conformitate cu:

•Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor (GDPR)
•Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 în România
•Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor și protecția vieții private în comunicațiile electronice (anti-SPAM)

Domeniul de aplicare:

•Toți angajații, contractanții și partenerii Companiei care trimit email-uri în numele acesteia.
•Toate sistemele și infrastructura de hosting gestionate de Companie.
•Toate comunicările electronice inițiate către clienți, prospecți, parteneri sau terțe părți.

INTERZIS: Orice formă de activitate de tip SPAM (mesaje nesolicitate, publicitate neautorizată sau comunicări masive fără consimțământ) este strict interzisă.

NOTĂ IMPORTANTĂ: Vreau Gazduire S.R.L. acționează ca furnizor de infrastructură de hosting și nu are dreptul de a aplica amenzi legale (acestea sunt de competența exclusivă a ANSPDCP, DNSC etc.). În cazul în care clienții sau partenerii încalcă prevederile acestei politici, Compania va aplica măsuri administrative interne (suspendarea contului/serverului, rezilierea contractului) și va raporta situația către autoritățile competente dacă faptele atrag răspunderea legală.

2. Definiții

Termen	Definiție
Email comercial	Orice mesaj electronic cu caracter promoțional, de marketing sau de vânzare.
Consimțământ explicit	Acordul liber, specific, informat și neechivoc al persoanei vizate, exprimat printr-o acțiune afirmativă clară.
Date cu caracter personal	Orice informație care identifică sau poate identifica o persoană fizică (ex: nume, email, IP, date de contact).
Incident de securitate	Orice eveniment care afectează confidențialitatea, integritatea sau disponibilitatea datelor ori a sistemelor informatice.
SPAM	Trimiterea de mesaje electronice comerciale nesolicitate, în masă sau individual, fără consimțământul prealabil al destinatarului.

3. Baza legală și principii

3.1. Baza legală pentru prelucrarea datelor

•Consimțământul (Art. 6(1)(a) GDPR): Pentru email-uri de marketing și newslettere.
•Executarea unui contract (Art. 6(1)(b) GDPR): Pentru comunicări tehnice legate de serviciile de hosting active, facturare sau suport.
•Obligație legală (Art. 6(1)(c) GDPR): Pentru rapoarte obligatorii (ex: notificarea incidentelor de securitate, atunci când legea impune acest lucru).
•Interes legitim (Art. 6(1)(f) GDPR): Doar dacă este echilibrat cu drepturile persoanei vizate și strict pentru securizarea rețelelor sau prevenirea fraudelor.

3.2. Principii GDPR aplicate

•Legalitate, echitate și transparență: Toate email-urile vor respecta prevederile legale, iar destinatarii vor fi informați clar cu privire la scopul prelucrării datelor.
•Minimizarea datelor: Se vor colecta și prelucra doar datele strict necesare trimiterii mesajelor.
•Limitarea la scop: Datele vor fi folosite exclusiv pentru scopul declarat și acceptat de utilizator.
•Exactitate: Listele de corespondență vor fi actualizate periodic pentru a evita erorile.
•Limitarea păstrării: Datele vor fi stocate doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor.
•Integritate și confidențialitate: Datele vor fi protejate prin măsuri de securitate împotriva accesului neautorizat sau pierderii accidentale.

3.3. Măsuri de securitate pentru serviciile de e-mail

•Autentificare multifactor (MFA) pentru accesul administrativ.
•Criptarea conexiunilor pentru traficul de e-mail.
•Implementarea politicilor SPF, DKIM și DMARC.
•Filtrare anti-SPAM, anti-phishing și anti-malware.
•Controlul accesului pe principiul privilegiului minim.
•Monitorizare și alertare pentru infrastructura de e-mail.
•Backup și proceduri de recuperare.

4. Reguli privind trimiterea de email-uri

4.1. Consimțământul pentru email-uri de marketing

•Obligatoriu: Orice email comercial sau de marketing necesită consimțământul explicit și prealabil al destinatarului (conform Art. 12 din Legea 506/2004).
•Metode: Casete de selectare nebifate (opt-in activ) și confirmare prin sistemul double opt-in.
•Interzis: Casete prebifate (opt-out ascuns), acorduri ascunse în Termeni și Condiții sau condiționarea unui serviciu de abonarea la newsletter.
•Dovada consimțământului: Compania păstrează jurnale securizate (IP, dată, oră și textul de informare afișat la colectarea acordului).

4.2. Conținutul email-urilor

Toate email-urile comerciale vor include în mod obligatoriu în footer:

✓Identitatea clară a Companiei: Denumirea completă, CUI, sediul social și date de contact directe.
✓Link de dezabonare (opt-out): Vizibil și funcțional printr-un singur click (fără logare în cont).
✓Politica de confidențialitate: Link direct către documentul extins de pe site.
✓Mențiuni privind drepturile: Informarea succintă a utilizatorului cu privire la drepturile sale GDPR.

Acest email vă este transmis de către Vreau Gazduire S.R.L. (CUI: [XXX], Adresă: [XXX]). Primirea acestui mesaj se bazează pe consimțământul dvs. exprimat anterior. Dacă nu mai doriți să primiți mesaje promoționale, vă puteți dezabona instant dând click aici: [Link Dezabonare]. Pentru exercitarea drepturilor dvs. GDPR (acces, rectificare, ștergere etc.), ne puteți scrie oricând la adresa noastră de conformitate. Consultați Politica de Confidențialitate aici: [Link Politică]

4.3. Frecvența și volumele de email-uri

•Limite comerciale: Volum echilibrat (maximum 1 email de marketing/săptămână per destinatar), cu excepția campaniilor speciale anunțate.
•Email-uri operaționale: Notificările tehnice (expirare server, facturi, alerte de securitate) nu sunt limitate, fiind necesare executării contractului.

4.4. Listele de contact

•Sursă sigură: Se utilizează exclusiv liste proprii formate din utilizatori cu acord valid sau clienți activi.
•Igienizarea listelor: Listele sunt curățate lunar pentru eliminarea adreselor inexistente (hard bounce) și a dezabonărilor.
•Achiziția de liste: Este STRICT INTERZISĂ cumpărarea, închirierea sau utilizarea listelor de email de la terți.

5. Măsuri tehnice și organizatorice de securitate

5.1. Securitatea infrastructurii de email

Măsură	Detalii tehnice
Criptare în tranzit și repaus	Conexiuni securizate (TLS 1.2, TLS 1.3). Datele stocate pe servere sunt criptate.
Autentificare DNS	Implementarea obligatorie a politicilor SPF, DKIM și DMARC împotriva spoofing-ului și phishing-ului.
Controlul accesului	Acces pe principiul least privilege, securizat prin MFA.
Filtrare proactivă	Scanarea în timp real pentru detecția de malware, ransomware și phishing înainte de livrare.
Backup-uri izolate	Copii de siguranță periodice, stocate criptat în locații separate (regula 3-2-1).

5.2. Protecția împotriva abuzurilor (Anti-SPAM)

•Rate limiting: Limitarea numărului maxim de email-uri la 300 de email-uri/oră per cont/per IP pentru a preveni transformarea serverelor în relee de spam.
•Monitorizare RBL: Verificarea automată a reputației IP-urilor în blacklist-urile internaționale (Spamhaus, Barracuda etc.) și remedierea imediată.

5.3. Audit și jurnalizare

•Păstrarea jurnalelor: Jurnalele de trafic (fără conținutul mesajelor) sunt păstrate 6 luni pentru investigarea incidentelor.
•Evaluări: Audituri de securitate interne și teste de penetrare anuale asupra infrastructurii de mail.

6. Drepturile persoanelor vizate

Drept	Descriere	Termen
Informare	Transparență privind modul de colectare și folosire a adresei de email.	La colectarea datelor
Acces	Confirmarea și o copie a datelor deținute.	Maximum 30 zile
Rectificare	Corectarea sau actualizarea adresei de email sau a numelui.	Maximum 30 zile
Ștergere	Ștergerea definitivă a adresei (dacă nu există obligație legală de păstrare).	Maximum 30 zile
Restricționare	Suspendarea temporară a trimiterii pe perioada verificării datelor.	Maximum 30 zile
Portabilitate	Primirea datelor într-un format structurat, citibil automat.	Maximum 30 zile
Opoziție	Opoziția față de prelucrarea în scop de marketing direct.	Imediat (marketing) / 30 zile

Procedura de transmitere: Solicitările oficiale sunt înregistrate automat într-un sistem intern securizat de ticketing, asigurând trasabilitatea și respectarea termenelor legale. Compania transmite o confirmare de primire și soluționează cererea în termenul legal de maximum 30 de zile.

7. Gestionarea incidentelor de securitate

Incidentele de securitate sunt identificate, evaluate și tratate în funcție de natura, impactul și serviciile afectate. Evaluarea ia în considerare, acolo unde este cazul, impactul asupra drepturilor persoanelor vizate și asupra protecției datelor cu caracter personal.

Atunci când există o obligație legală de notificare, Vreau Gazduire S.R.L. va informa autoritățile competente și/sau persoanele afectate în termenele prevăzute de legislația aplicabilă.

8. Obligațiile angajaților, partenerilor și clienților

8.1. Angajații Companiei

•Folosesc adresele de email de serviciu exclusiv în scopuri profesionale.
•Participă anual la instruiri privind igiena cibernetică (phishing awareness) și conformitatea GDPR.
•Raportează orice e-mail suspect sau potențială breșă departamentului de securitate.

8.2. Partenerii comerciali

•Orice terț care prelucrează date semnează un Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) și clauze de confidențialitate.
•Mențin standarde tehnice de securitate echivalente și pot fi supuși unor audituri de conformitate.

8.3. Clienții (utilizatorii infrastructurii de găzduire)

•Este strict interzisă utilizarea serverelor pentru campanii de SPAM, phishing sau stocarea de baze de date obținute ilegal.
•Prima abatere (minoră): Avertisment în scris și remediere în maximum 24 de ore.
•A doua abatere: Suspendarea temporară a serviciului de mail / serverului pentru 7 zile.
•Abateri grave: Rezilierea imediată a contractului fără preaviz, blocarea accesului și conservarea dovezilor relevante. Vreau Gazduire poate coopera cu autoritățile competente și poate furniza informații atunci când acest lucru este impus sau permis de lege.

9. Măsuri administrative interne pentru nerespectarea politicii

REITERARE IMPORTANTĂ: Vreau Gazduire S.R.L. aplică exclusiv măsuri contractuale și administrative interne. Aplicarea amenzilor contravenționale cade în sarcina exclusivă a autorităților statului român (ANSPDCP pentru GDPR și DNSC pentru securitatea cibernetică).

Tipul de abatere internă	Sancțiune aplicată
Utilizarea serviciilor pentru SPAM documentat	Suspendarea imediată a contului/IP-ului + rezilierea contractului în caz de rea credință.
Găzduirea de scripturi de phishing/malware pentru atacuri prin email	Suspendarea imediată a serverului VPS/Shared fără preaviz și conservarea dovezilor relevante.
Nerespectarea normelor de securitate de către angajați	Declanșarea procedurilor disciplinare interne conform Codului Muncii.

10. Revizuiri și actualizări

Prezenta politică se revizuiește anual sau ori de câte ori modificările legislative naționale ori europene o impun. Versiunea actualizată va fi permanent disponibilă pe site-ul nostru.

11. Contact

Pentru orice solicitări, sesizări privind mesaje de tip SPAM plecate din rețeaua noastră sau exercitarea drepturilor GDPR, ne puteți contacta prin canalele oficiale de conformitate și securitate publicate pe site.

S.C. Vreau Gazduire S.R.L.

Cod Fiscal: 29112452 — Nr. Reg. Comerțului: J40/11131/2011

Sediu: Drumul Taberei, Sectorul 6, București, România

Anexa 1: Model recomandat de consimțământ (marketing direct)

Da, doresc să mă abonez la newsletter-ul Vreau Gazduire S.R.L. pentru a primi oferte comerciale, reduceri și ghiduri tehnice prin email. Prin bifarea acestei căsuțe, confirmați că sunteți de acord cu prelucrarea adresei dvs. de email în scop de marketing direct, conform Politicii de Confidențialitate [Link]. Vă veți putea dezabona în orice moment printr-un singur click în subsolul oricărui email primit.

Anexa 2: Procedură standard de dezabonare

Link direct (recomandat): Fiecare e-mail de marketing conține un link unic „Dezabonare” / „Unsubscribe”, complet automatizat, cu efect imediat.
Cerere prin email: Utilizatorii pot solicita dezabonarea trimițând un mesaj cu textul „Dezabonare” către adresa oficială de dezabonare.
Timp tehnic de procesare: Pentru cererile manuale, adresa este eliminată din sistem în maximum 48 de ore.